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    基于履约管理的项目管理系统设计与实现

    时间：2023-04-24 18:50:06 来源：东东创业网 本文已影响人 东东创业网手机站

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    杨锡森

    （江苏自动化研究所，江苏 连云港 222006）

    随着装备采购制度改革深化和国防装备发展，军工科研院所作为装备采购市场的竞争主体，正面临着合同履约方面的挑战和机遇。一方面，由于承接和研制的合同数量不断增长，无法按期交付的风险逐渐增大[1]；
    另一方面，用户逐步加强合同监管和惩罚力度，合同履约执行情况好的承研单位更容易获得新的合同[2]。项目履约管理的研究多见于工程项目，是对合同中约定的节点进行项目策划、组织、领导和控制，对项目过程实施监管和督促，及时发现和处理项目履约过程中的进度问题或隐患，防控风险，进而推进交付和合同付款工作的管理过程。项目履约管理的管理范围可概括为项目执行、项目绩效、项目变更和项目评估[3]。项目履约管理的定义和管理范围根据企业管理要求不同而不同，但本质上都是合同履约要求下的项目管理。

    项目管理是为了有效管理项目而制定的一整套原则和方法。针对项目的临时性、独特性、目标性、约束性和周期性的特征，项目管理通过综合利用十大知识领域体系来实现对项目启动、规划、执行、监控和收尾五大过程组的控制[4-5]。项目管理自20 世纪60 年代运用在“两弹一星”以来，在军工领域已被广泛应用，近年来，一些基于PMBOK 的项目管理商品软件陆续应用在航空、航天和船舶等行业，但由于军品项目时间紧、需求变更频繁和配套多，仍旧存在项目计划管理与合同节点管理对接效率低、进度反馈不及时和履约考核工作量大等影响履约率的管理问题[6]。因此设计与开发基于履约管理的项目管理系统是十分必要的。

    1.1 项目履约管理要点

    项目履约管理的目标是提高履约率。履约率是将固定周期内所有按期或提前完成的合同数量与计划完成的合同数量相除得出。实施项目履约管理是提高履约率的有效手段，项目履约管理要点如下。

    1.1.1 项目合同管理与项目计划、进度管理的关系处理

    合同作为项目上级来源，合同信息的传递错误和不及时不仅影响项目策划和执行，还会使计算的考核结果缺乏实际意义，甚至造成错误的项目决策。因此做好项目合同管理与项目其他管理要素的关系处理是贯穿整个项目周期的重要管理工作。

    1.1.2 履约考核办法的制定与落实

    履约考核办法的制定不能仅考核合同节点的完成情况，针对方案设计、技术设计、软件开发和生产采购等环节也应分别制定对应的履约考核办法，实现项目精细化管控，有利于识别科研生产瓶颈，同时也必须考虑办法落实的可行性。

    1.1.3 项目履约管理知识积累

    项目履约管理知识包括项目计划模板、交付物模板、文档模板和管理制度等。以项目计划模板为例，合理的计划模板是在评估企业研发制造能力和关键节点的基础上，经过多轮更新、迭代后形成的宝贵知识，在编制项目计划时通过引用计划模板，不仅可以降低人工编制错误的几率，更提升了项目计划的可执行性。

    1.2 项目履约管理问题

    根据军工科研院所项目管理现状和特点，结合项目履约管理要点，分析以下项目履约管理实际执行时存在的问题。

    1.2.1 项目计划管理与合同节点管理对接工作效率低

    项目计划可分为履约计划与非履约计划。履约计划是对合同要求节点的细化和补充，一般是由跨部门、转阶段的项目工作任务组成，纳入履约考核；
    非履约计划是部门或科室内部计划，不纳入履约考核。由于装备研制工作任务的紧迫性，科研院所在得到客户初步需求后就要进行项目立项，开展设计研发工作[7]。此时合同未签订，合同节点没有正式确定，但项目主管必须根据预计的合同节点编制项目履约计划，待到合同签订时，如果合同节点与预期不一致，需要对照合同节点调整项目履约计划，如两者不能建立高效的联动机制，导致工作效率低，从而影响项目执行。

    1.2.2 进度反馈不及时、执行细节不直观

    项目进度反馈方式可分为2 种，一种是人员通过询问后手动填报，存在的问题是填报和审核进度时需要通过询问和查询了解详细进展情况，耗时长、工作重复且进度真实性无法保证，此外由于填报人员的主观能动性不足、出差无法填报等原因，导致进度反馈不及时；
    另一种是通过将任务下发下游系统，下游系统执行完成后自动反馈进度，存在的问题是该方式更适用于下达明确具体的产品生产计划、元器件采购计划，不适用于项目履约计划这种总结性计划。因此需要设计手动填报和接口自动获取2 种方式结合的反馈方式。

    1.2.3 全方位考核统计工作量大

    科研院所的项目整体推进需要依托合理详细的考核制度，考核的重点是项目进度完成情况，关键信息包括：任务提前完成天数、超期完成天数、协调后提前完成天数和协调后超期完成天数等，以上信息会对应考核的加减分要求。考核的全方位体现在可按项目重要程度、项目类型、项目阶段划分考核指标，按月度、季度和年度来计算部门考核分数。以上工作如果在线下登记需要项目主管整理和核对大量的数据，消耗大量的管理人力资源。

    项目管理系统的主体功能架构如图1 所示，主要包括立项管理、项目合同管理、计划管理、进度管理、履约考核管理、项目监控看板功能，并通过接口获取和提供企业其他系统项目相关数据。

    图1 项目管理系统功能架构

    系统采用B/S 架构，系统架构为4 层。其中，门户层是本系统提供用户访问的操作界面，是全部功能的访问入口，提供单点登录功能；
    平台应用层是面向管理员用户，执行权限管理、角色分配和系统配置等表单及流程定义；
    平台架构层是由DOJO、Jquery Plugins、进度指标计算引擎和BPS 等前端架构核心组件组成，主要执行进度计算、履约率计算和履约考核计算等功能。后台核心组件由Spring3、Spring MVC、Hibernate3、Spring Security 及一些技术组件组成，主要执行平台层各模块功能；
    服务层是由Tomcat 服务器和Oracle 数据库搭建。

    3.1 立项管理

    立项管理为项目创建、项目信息统一管理的入口，包括项目群、项目立项功能。项目群是按层级展开的项目类结构树，用于将项目分类、所属领域、业务主管部门和责任部门等属性相同的项目进行归集，便于项目统一调整和权限分配。项目立项是在项目群搭建的结构树下创建项目信息，维护属性包括：项目名称、项目代号、责任部门、项目负责人、项目团队成员、是否重点项目和合同编号等。项目信息经过审批生效后，系统将立项成功信息推送项目负责人和项目团队成员。

    3.2 项目合同管理

    项目合同管理用于记录项目收入合同信息，支持合同登记、合同节点录入、合同节点变更和合同进度查看流程。合同信息登记用于维护合同名称、合同编号、合同类型分类、合同内容、是否正式合同和关联项目。合同节点是在合同正式签订后编制，内容包括节点名称、计划完成日期等信息，保存时如没有与履约计划关联系统会提示，经审批通过后发布生效。合同节点变更后可自动触发对应的项目履约计划变更申请。合同进度查看需要先将合同节点与项目履约计划关联，通过项目履约计划进度反馈实现合同进度更新和汇总。

    3.3 计划管理

    项目主管在线下签发履约计划书后，在系统中录入项目履约计划，包括任务名称、责任部门、责任人、计划类型、计划完成时间、计划协调完成时间、任务逻辑关系、任务协作团队和交付物。在编制计划的过程中，如项目主管在合同管理模块中已录入合同节点，在编制保存项目计划时系统会提示需要同步将项目履约计划与合同节点手动关联，再经审批后，由项目主管发布项目履约计划。任务负责人收到发布后的项目履约计划继续进行项目非履约计划的编制，最终形成一本完整计划。系统支持利用项目计划模板快速生成项目计划，已编制完成的项目计划可以保存为项目计划模板，供个人专用或集体使用。

    3.4 进度管理

    进度管理，包括项目进度反馈和合同进度汇总。项目进度反馈的流程为任务责任人收到计划即将到期的预警通知，根据任务的实际进展情况填报完成状态，系统自动取填报日期作为任务完成时间，经审批通过后进度生效。如任务责任人因出差无法查看预警，系统通过多人预警的机制同步通知项目负责人和项目主管督促执行反馈。对于设计、生产和采购类型的项目任务计划，系统通过接口获取PLM、ERP 系统的设计、生产和采购数据，其进度计算分别为已发布图纸对图纸总数、已完工生产订单对生产订单总数和采购到货数量对采购总数的占比，此时任务负责人在进展填报过程中只需要对获取预置的值进行修正。系统还提供手动实时获取下游系统执行情况的功能，便于审批领导再次确认进度，审批通过后的项目进度生效。只有合同正式签订，与项目履约计划关联的合同节点才更新进度，项目主管根据合同节点完成情况开展下一步对客户的沟通、交付和收款业务。进度管理软件流程图如图2 所示。

    图2 进度管理软件流程图

    在项目进度反馈界面选择待反馈的任务，初始化加载时，系统判断任务的tasktype 类型值后通过接口获取下游系统数据，再调用taskprogresscollectf 算法得出任务进展百分比，更新到进度信息中。人工修改保存后提交审核，审批通过后更新任务进度信息，系统调用progresscollectf 算法向上汇总项目整体进度信息。系统判断合同档案formallysigned 值更新合同节点进度，调用contractcollectf 算法执行合同进度汇总。

    3.5 履约考核管理

    项目履约考核管理的主要功能是通过系统自动汇总项目信息，根据预设公式，计算得出履约率和履约考核指标结果。以“部门履约能力”评分为例，其计算方法为考核周期内业务部门承担的履约计划重点任务和一般任务进度完成情况加权求和。重点项目下的履约计划为重点任务，其他项目下的履约计划为一般任务。任务完成情况在考虑延期天数等时间因素后根据公式计算得出，本计划的任务延期天数是在比较计划完成时间和实际完成时间的基础上扣除紧前任务的延期天数得出。项目主管针对系统计算的结果提交审批通过后，履约考核结果正式生效，业务部门领导和员工可以通过考核分析功能查看本部门的考核结果。系统支持按月度、季度和年度统计形成报表。系统与财务管理系统集成，实现履约考核结果与部门绩效直接关联。

    3.6 项目监控看板

    项目监控看板是面向所领导和部门领导的项目信息综合展示，展示的内容包括项目信息、合同进度、项目进度和履约考核结果等，通过看板个性化配置、多级展示、逐级钻取的方式让领导快速掌握科研院所发展运营情况，为后续项目资源协调和合同督促执行提供数据支撑。领导通过在看板中填写批注可直接发送任务和问题给项目负责人，所有的回复内容会记录在看板中，实现线上高效沟通和扁平化管理。

    基于履约管理的项目管理系统是在全面分析项目履约管理要点和问题的基础上，重点解决合同节点与项目履约计划对接工作效率低、进展反馈不及时准确问题，规范项目立项、计划编制、进度反馈、项目监控和合同信息登记等业务流程，实现线上履约考核，减少项目主管在项目监管上的工作量，为领导和项目团队成员展示履约考核结果，为科研院所的履约能力提升打下了基础。

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